(Teori Sistem, Boundary Spanning dan Relationship Management Theory) Teori Sistem Teori Sistem adalah sebuah dasar kehidupan manusia yang saling berhubungan, bagaimana sistem dalam suatu relasi itu bersifat dinamis dengan system lainnya (Kriyantono, 2014, h.77). Teori ini juga mengajarkan pentingnya menjalin hubungan sosial yang baik dalam suatu organisasi terhadap publiknya dan saling mempengaruhi. Dalam suatu organisasi terdiri dari sub sistem sub sistem yang saling berpengaruh, mampu beradaptasi, dan menyesuaikan fungsi fungsi nya terhadap perubahan lingkungan politik ekonomi sosial dan budaya. A. Komunikasi sebagai perekat sistem Sebagai suatu sistem, organisasi memiliki karakteristik yang dimiliki setiap sistem sosial, yaitu: a. Keseluruhan dan saling bergantungan (Wholeness and Interdependence) à Organisasi adalah satu kesatuan yang saling berhubungan dan ketergantungan. Jika salah satu sistem tidak berfungsi dengan baik maka sistem-sistem yang lain akan terganggu. b. Hierarki (Hierarchy) à Suatu Sistem terdiri suatu sistem yang lebih besar (sub sub sistem dan suprasistem). Dalam organisasi yaitu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem seperti: departemen public relations, marketing, keuangan, human resources. Masing masing departemen terdiri dari suprasistem seperti department public relations adalah supra dari eksternal relations, dan internal relations. c. Peraturan sendiri dan control (Self regulation and control) à Aktivitas sistem diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu (sistem mengatur perilakunya dalam mencapai tujuan tersebut.) wujudnya berupa peraturan berupa SOP (standars operational procedures). Seperti contoh, departemen public relations mempunyai aturan mengenai membuat press release, membuat konferensi pers. d. Pertukaran dengan lingkungan (Interchange with the environment) à sistem berinteraksi dengan lingkungan nya atau saling mempengaruhi satu sama lain. Adanya input dan output dari hasil interaksi komunikasi. e. Keseimbangan (balance) à keseimbangan akan dapat dicapai jika suatu system berfungsi dengan baik. Sistem yang berfungsi dengan baik disebut homeostatis atau ekuilibrum. Kondisi ekuilibrium bagi organisasi berart isetiap susbsistem (departemen dan staf) melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik untuk mendukung eksistensi organisasi secara keseluruhan. f. Perubahan dan kemampuan adaptasi (change and adaptability) à untuk mencapai keseimbangan, system harus memiliki kemampuan dalam menyesuakian sistem terhadap lingkungan. Seperti contoh, mampu menyesuaikan diri dengan perubahan perilaku konsumen, perubahan daya kritis konsumen. g. Sama tujuan (Equifinality) à sistem memiliki tujuan yang sama dalam mewujudkan bentuk visi misi yang mengarahkan perilaku setiap anggota sistem. (Kriyantono, 2014) B. Public relations sebagai subsistem dalam organisasi. Menurut Grunig & Hunt (1984, h.6 dikutip di Kriyantono, 2014) pendekatan teori sistem lebih berfokus pada aktivitas public relations yang membantu manajemen dalam mengelola komunikasi untuk mendukung interaksi antara organisasi dan publiknya C. Peran public relations dalam menjalin hubungan. Menurut (Lattimore, dkk. (2007 dikutip di Kriyantono, 2014) terdapat dua peran yang dilakukan secara terus menerus oleh praktisi public relations untuk menjalin hubungan yang seimbang, yaitu: 1. Peran teknis: Hal-hal yang menyangkut pekerjaan teknis seperti menulis, press release, membuat newslatter, fotografi, produksi audiovisual, dan menggelar event. 2. Peran manajerial: Aktivitas yang berhubungan dengan identifikasi dan memecahkan suatu masalah.